Blog
Przechowywanie dokumentów – jakie regały biurowe wybrać?
data dodania: 16 października 2015 / kategorie: Bez kategorii

W każdym biurze potrzebna jest przestrzeń, w której składować będziemy dokumenty, segregatory, prospekty, książki lub różnego rodzaju pomoce. W przypadku jednoosobowej działalności wystarczy jeden regał, ale większe firmy często muszą organizować całe archiwa. Przepisy, które obowiązują w Polsce, nakazują przechowywanie większości dokumentacji przez co najmniej 5 lat.

Regały i szafy biurowe – gdzie je umieścić w biurze?

Pierwszym problemem, z jakim należy się zmierzyć w kwestii przechowywania dokumentów, jest to, gdzie umieścić regały biurowe. Nie zawsze można wydzielić osobne pomieszczenie, a z drugiej strony – należy im zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo, tak, by nie trafiały w ręce niepowołanych osób. Rozwiązaniem mogą być szafy na dokumenty, zamykane na klucz – można umieścić je w pomieszczeniach biurowych lub na korytarzu. W tym ostatnim przypadku należy jednak pomyśleć także o monitoringu.

Półki na segregatory można także umieścić w różnego rodzaju niszach i zakamarkach – urządzając biuro warto po prostu zlecić zaprojektowanie mebli na wymiar odpowiedniej firmie – w naszej fabryce wykonujemy tego typu zlecenia. Zagospodarowanie takich kątów sprawi również, że w biurze będzie więcej przestrzeni.

ZW-01
Pamiętaj o przepisach

Urządzając archiwum lub inne pomieszczenie, gdzie przechowywane będą dokumenty firmowe, należy pamiętać o przepisach. Nakładają one pewne obowiązki, zobowiązujące np. do łatwego dostępu do dokumentów w przypadku kontroli lub ochronę danych osobowych. Rozwiązaniem mogą być wspomniane szafy, zamykane na klucz. Inną opcją jest wprowadzenie pewnych procedur – np. nie pozwalanie na wchodzenie do danego pomieszczenia osobom bez nadzoru itp.

ZW-06
Jak wybrać regały?

Jeśli chodzi o wybór regałów i szaf biurowych – polecić przede wszystkim należy meble modułowe. Pozwalają one szybko rozbudować lub przeorganizować wnętrze. Jeśli zdecydujemy się na zakup jednej z dostępnych na rynku serii – uzupełnienie wyposażenia nie będzie stanowiło problemu. Z ofertą naszych mebli modułowych zapoznać można się tu: https://wuteh.com.pl/do-biura/szafy-i-kontenery/szafy-3-systemy/.

Osobną kwestią jest wybór regałów otwartych lub zamkniętych – te pierwsze są tańsze, drugie jednak lepiej chronią dokumenty przez działaniem kurzu oraz światła słonecznego. Oprócz samych regałów zdecydować można się także na komody, szafki z szufladami oraz kontenery.

ZW-05