RODO – jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

25 maja tego roku, w całej Europie weszło w życie unijne Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO. Co to oznacza dla firm i jakie środki zapobiegawcze w związku z tym należy przyjąć? Przedstawimy tu kilka wskazówek dotyczących tego, jak bezpiecznie przechowywać dokumenty.

Co warto wiedzieć o RODO?

To unijne rozporządzenie zawiera przepisy o ochronie osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych, jak i te o ich swobodnym przepływie. RODO ma zabezpieczyć nie tylko przed hakerami, ale również przed spamem i niechcianymi kontaktami, chociażby ze strony telemarketerów. Zgromadzone przez firmy bazy danych, mają być w minimalnym stopniu wykorzystywane do nawiązywania kontaktów z potencjalnymi klientami. Głównym celem tego rozporządzenia jest doprowadzenie do pełnej harmonizacji prawa w ramach Unii Europejskiej. Co ma pozwolić jej mieszkańcom, na pełniejszą kontrolę ich danych osobowych. Ujednolicone prawo na kontynencie ma również przynieść 2,3 miliarda euro oszczędności rocznie.

Jakie zatem wymogi muszą spełnić firmy? Przede wszystkim zapewnić zgodność przetwarzania danych z prawem. Tutaj konieczne jest zweryfikowanie każdego procesu, w którym pojawiają się dane osobowe, a następnie ustalenie sposobu ich przetwarzania. Czyli przykładowo, zgoda ma być udzielana w określonym celu, wynikać z obowiązku prawnego lub też być warunkiem wykonania danej umowy. Firmy również, muszą opracować klauzule informacyjne dla wszystkich, których dane są pozyskiwane.

Następnym wymogiem jest pozyskiwanie danych osobowych, wyłącznie w konkretnych i prawnie uzasadnionych celach. Wymusza to na przedsiębiorcach, dokładny przegląd wszystkich, zgromadzonych danych, na przestrzeni trzech ostatnich lat. Te które są natomiast nieprawidłowe, należy sprostować lub niezwłocznie usunąć. Konieczne jest również zweryfikowanie maksymalnego czasu ich przechowywania. Ważne jest także ustalenie tego, kto ma dostęp do danych i czy są one bezpiecznie przechowywane. Z tego też powodu, konieczne jest sprawdzenie obiegu informacji wewnątrz firmy i tego kto w niej jest odpowiedzialny za zarządzanie danymi.

Nadal przechowuje się dokumenty w papierowej formie

Dużo czasu poświęca się ostatnio potrzebie dbania o bezpieczeństwo danych przechowywanych online, dlaczego? Ponieważ aż co godzinę, na całym świecie, dochodzi do 971 hakerskich ataków. W 2017 roku, na każde 131 maili, które odebraliśmy, przypadał jeden, który był próbą ataku typu malware (zawierający złośliwe oprogramowanie). Z tego powodu, firmy przeznaczają miliony dolarów na zabezpieczanie informacji. Jednak, o ile ciągle wzrasta świadomość tego, jak istotne jest prawidłowe zabezpieczanie danych online, to nadal dużym problemem dla przedsiębiorstw, jest ich zabezpieczenie na papierze. A jest to szczególnie ważne teraz, kiedy weszło w życie RODO, które jeszcze bardziej podniosło standardy ochrony danych. Ich utrata bowiem może doprowadzić nie tylko do zniszczenia reputacji firmy, ale również wiążę się z ryzykiem prowadzenia postępowania sądowego i nałożenia na nią wysokich kar.

Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw zdaje sobie sprawę z tego, jak poważny to stanowi problem i jak niesamowicie ważna jest odpowiednia polityka bezpieczeństwa drukowanych danych. Najczęściej do ich utraty dochodzi poprzez kradzież, złe zaksięgowanie, przesłanie faksem do niewłaściwego odbiorcy, lub też wynika z nieprawidłowej ich utylizacji. Tutaj kluczową rolę odgrywa znalezienie bezpiecznego i skutecznego sposobu ich niszczenia.

Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO?

W firmach nadal drukuje się większość najważniejszych dokumentów. Niestety, także sporo z nich, trafia następnie do śmieci, co jest działaniem kompletnie niedopuszczalnym. Nigdy nie wiadomo bowiem, czy nie dostaną się one w niepowołane ręce, co w konsekwencji może grozić wysokimi karami i postępowaniem sądowym. Przykładowymi dokumentami, które należy zniszczyć po upływie ich przydatności należą m.in. faktury i paragony, wyciągi i zapisy księgowe, oferty i dokumentacja kontraktowa, spersonalizowane dokumenty reklamowe, a także wydruki, notatki i kopie złej jakości.

W jaki sposób niszczy się już niepotrzebne papiery? Tutaj można skorzystać zarówno z usług firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów, jak i wprowadzić w firmie odpowiednie sposoby ich utylizacji, takie jak chociażby używanie nowoczesnych i wydajnych niszczarek.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

Na pewno pomocne okażą się również odpowiednie szafy na dokumenty, które będą stanowić niezawodne zabezpieczenie dla wszystkich materiałów biurowych, zawierających dane osobowe, zarówno pracowników jak i klientów. Muszą one cechować się trwałością wykonania i możliwością zamknięcia drzwiczek na zamek, co uniemożliwi dostanie się osobom postronnym, do poufnych informacji.

W naszej ofercie posiadamy szeroki wachlarz, niesamowicie praktycznych i funkcjonalnych mebli biurowych, dzięki którym w prosty sposób, można posegregować wszystkie niezbędne dokumenty. Podstawą bowiem, dobrej organizacji pracy, jest szybki i wygodny do nich dostęp. Również, tym co wyróżnia nasze szafy biurowe, spośród innych tego typu produktów dostępnych na rynku, jest to, że wszystkie drzwi i drzwiczki posiadają zamki (z wyjątkiem tych szklanych). Dzięki temu można mieć pewność, że nikt nieupoważniony, nie będzie miał dostępu do tego, co się w nich znajduje.

Wybór odpowiednich mebli biurowych, z dodatkowymi zabezpieczeniami, takimi jak np. zamki w drzwiach, umożliwia jeszcze bezpieczniejsze przechowywanie dokumentów, a tym samym przestrzeganie przez firmę zasad RODO.