Recepcja w firmie – jak ją urządzić?

Powitanie klienta lub kontrahenta w siedzibie przedsiębiorstwa może zaważyć na losach dalszej współpracy. Olbrzymią wagę mają tutaj tzw. “umiejętności miękkie” naszych pracowników, które polegają na właściwej obsłudze każdego gościa. Równie ważne jest wyposażenie recepcji w firmie. Właśnie na tym zagadnieniu doskonale się znamy, zapraszamy więc do lektury artykułu.

Wielkość pomieszczenia

Bardzo istotna jest wielkość pomieszczenia przeznaczonego na recepcję. Przestrzeni nie może być zbyt mało, ponieważ wtedy goście będą mieli wrażenie ciasnoty. Zbyt wiele wolnego miejsca natomiast może przytłaczać.

Do wielkości naszego pomieszczenia należy dobrać meble. Nie ma tutaj sztywnych reguł, ale naszym zdaniem lada recepcyjna (wraz z ewentualnymi meblami za nią) nie powinna zabierać więcej niż 25% powierzchni użytkowej pomieszczenia. Dalsze 25% to miejsce do siedzenia dla gości.

Jak widać, połowa powierzchni powinna zostać nieumeblowana. Nie jest to jednak strata miejsca – dzięki temu zachowamy swobodę poruszania, stworzone zostaną ciągi komunikacyjne. Meble recepcyjne powinny być dodatkowo ustawione w taki sposób, aby w razie potrzeby służby bezpieczeństwa miały dostęp do dalszych pomieszczeń i mogły bez utrudnień nieść pomoc.

Profil działalności

Nie możemy zapomnieć o tym, że wyposażenie recepcji w firmie zależy w dużej mierze od tego, w jakiej branży funkcjonuje dane przedsiębiorstwo. Inaczej jest w firmach czysto usługowych. Na przykład salon kosmetyczny musi dbać o to, by recepcja była jak najbardziej przyjaznym miejscem otwartym na klienta. Pracownik zatem powinien nie być zbyt przysłonięty ladą recepcyjną. W przeciwnym razie nie wróci on, by ponownie skorzystać z usługi.

To, co jest standardem w zakładzie usługowym, niekoniecznie sprawdzi się w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Tutaj rzadko kiedy mamy do czynienia z przypadkowymi gośćmi – klienci i kontrahenci nie wchodzą tutaj z “ulicy”. Jednocześnie w takim miejscu znacznie częściej pojawiają się akwizytorzy, którzy są raczej niechętnie widziani przez osoby decyzyjne. Recepcja w firmie w takiej branży jest więc punktem powitalnym dla gości i twierdzą broniąca przed natrętami – i te funkcje należy starannie wyważyć wybierając meble recepcyjne.

Wartości firmy a recepcja

Przyświecające przedsiębiorstwu wartości można podkreślić za pomocą mebli recepcyjnych. Firmy stawiające na kultywowanie tradycji sięgają często po bardzo klasyczne kształty lady. Chętnie też wykorzystują w aranżacji drewno oraz kamienie: marmury i granity.

Niekonwencjonalne i zwracające na siebie uwagę bryły lad recepcyjnych będą wizytówką firm działających np. w branży nowoczesnych technologii.

Część firm akcentuje swoją elastyczność i gotowość do współpracy – nie chcą jednoznacznie zadeklarować swojego charakteru, tak by nie wykluczyć żadnego klienta. Taki model biznesowy można podkreślić za pomocą uniwersalnych rozwiązań. Lada recepcyjna może mieć więc klasyczny kształt o nietypowym wykończeniu.

 Wystrój reszty biura

Wyposażenie recepcji powinno w pełni korespondować z aranżacją przestrzeni, którą będzie odwiedzał klient. Chodzi tutaj na przykład o sale konferencyjne czy gabinety osób decyzyjnych. Tutaj należy zwrócić uwagę między innymi na:

● kształt mebli,
● kolor okleiny meblowej,
● materiały tapicerskie,
● elementy dekoracyjne.

Co ważne, jeśli chodzi o kolorystykę, to nie musi ona pozostawać taka sama na terenie całego przedsiębiorstwa. Sama recepcja, jako miejsce-wizytówka, powinna być zaaranżowana w kolory firmowe.

Jak widać, urządzenie recepcji nie jest trudną sprawą, wymaga jednak przemyślenia. Jeśli czujemy, że to wyzwanie nas przerasta, to warto zatrudnić profesjonalistę. Przedstawimy mu swoje wymagania, a on zamieni to w konkretną wizję.