Ochrona Sygnalistów

Ochrona Sygnalistów

  1. Zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024r. możesz bezpiecznie zgłosić naruszenie prawa. Fabryka Mebli WUTEH S.A. umożliwia to poprzez system DGSygnalistaPRO. Aby zgłosić naruszenie prawa zeskanuj poniższy kod QR

Panel zgłoszenia sygnalisty Fabryki Mebli WUTEH S.A. znajduje się pod adresem https://c68e66d1009d4cfa8f98b3db085ac3ba4761a170.dgapp.pl/

I Ochrona sygnalistów w Fabryce Mebli WUTEH S.A.

Fabryka Mebli WUTEH S.A. w celu realizacji obowiązku prawnego udostępnienia wewnętrznego kanału zgłoszeń naruszeń prawa,  wynikającego z ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku, korzysta z licencji systemu DGSygnalistaPRO – dedykowanego do przyjmowania i wsparcia w obsłudze takich zgłoszeń https://detectio.pl/dgsygnalistapro/

Panel zgłoszenia sygnalisty Fabryki Mebli WUTEH S.A. znajduje się pod adresem https://c68e66d1009d4cfa8f98b3db085ac3ba4761a170.dgapp.pl/ .

W wewnętrznym systemie zgłoszenia naruszenia prawa  tj. w systemie DGSygnalistaPRO, zastosowano rozwiązanie techniczne gwarantujące poufność i integralność przetwarzanych danych.

W dniu 01.08.2024r. Zarząd FM WUTEH S.A. podjął Uchwałę nr 1/24 w sprawie wdrożenia Regulaminu zawierającego procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszania prawa w Fabryce mebli WUTEH S.A. .

Ze szczegółami naszych procedur zapoznasz się pod tym linkiem: regulamin Wyciąg z Regulaminu .

Osobą, wyznaczona do prowadzenia postępowań następczych z ramienia FM WUTEH S.A. jest pani Karolina Gasztold, która posiada pisemne upoważnienie pracodawcy/ Administratora w przedmiocie przetwarzania danych osobowych w trakcie wykonywania czynności służbowych, związanych z „procesem obsługi sygnalistów”.

Podmiotem zewnętrznym upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, obsługi systemu DGSygnalistaPRO, wdrożenia procedur i informowania o nich jest DETECTIO GROUP Pozyskiwanie i Ochrona Informacji NIP: 8791276291 z siedzibą: 00-844 Warszawa ul. Grzybowska 87, Biuro terenowe: 87-100 Toruń ul. Koniuchy 8.

Dodatkowymi kanałami zgłoszeń wewnętrznych w Fabryce Mebli WUTEH S.A. są:

1.Całodobowa linia telefoniczna służąca do przekazywania dodatkowych informacji o wcześniej dokonanych zgłoszeniach.

2.Dla osób nie mogących skorzystać z panelu sygnalisty w systemie DGSygnalistaPRO – udostępniony został bezpieczny adres do przesyłania informacja w formie tradycyjnej.

Uwagi:

1.Unikalny numer ID-niezbędny do dokonania zgłoszenia, został przekazany podczas wdrażania procedury zgłaszania naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą. Jest także udostępniony na terenie Fabryki Mebli WUTEH S.A.

2.W celu ułatwienia dokonania zgłoszenia, ujawniamy Kod QR. Kod ten jest bezpośrednim łączem do panelu sygnalisty.

3.Dane logowania w celu rozliczalności podmiotu, umieszczone są na zaświadczeniu o szkoleniu wstępnym, którego kopia przechowywana jest w aktach osobowych pracownika / w dokumentacji współpracownika.

4.Fabryka Mebli WUTEH S.A. nie akceptuje zgłoszeń anonimowych. Powyższa zasada został ujęta w Regulaminie.

II Ochrona danych osobowych i zasady poufności danych sygnalisty, osób powiązanych z sygnalistą, świadków i osoby której dotyczy zgłoszenie.

Do przetwarzania danych osobowych w zakresie ustawy o ochronie sygnalistów, stosuje się rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia        27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Przetwarzamy dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia ewentualnych działań następczych.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w „procesie obsługi sygnalistów”, są:

a. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. w przypadku zgody sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości.

b. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tj. realizacji obowiązków wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku.

c. 6 ust. 1 lit. e) RODO w przypadku danych zwykłych tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi; oznacza to, że podmioty prawne (w tym podmioty prywatne) prowadzące wewnętrzne postępowania następcze w istocie wykonują zadania publiczne związane z ochroną interesu publicznego, zwalczaniem i wykrywaniem przypadków naruszenia przepisów prawa.

d. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. niezbędność do wykonania celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem systemów zgłaszania naruszeń, w tym dochodzenia i obrony przed roszczeniami, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych.

1. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrzenia zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie zebrania są trwale niszczone w terminie 14 dni od momentu takiego ustalenia.

2. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w realizacji tego obowiązku prawnego jest Fabryka Mebli WUTEH S.A. z siedzibą: 87-100 Toruń ul. Chłopickiego 6/10.

3. Obowiązek informacyjny w stosunku do sygnalisty jest realizowany w systemie DGSygnalistaPRO ponadto w formie załącznika do informacji o przyjęciu zgłoszenia, która jest generowana przez system automatycznie po wpłynięciu zgłoszenia.

4. Dane osobowe dot. okoliczności ujętych w zgłoszeniu, zgłaszającego oraz innych osób, w tym osoby fizycznej której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy, podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami rozporządzenia ogólnego RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych z dn.10.05.2018 roku. / Dz. U. z 2019 r. poz. 1781./ w związku  z realizacja obowiązku prawnego wynikającego z ustawy o ochronie sygnalistów z dn. 14.06.2024 r.

5.Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości są poufne z wyjątkiem przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym  i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku  z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniem przygotowawczym lub sądowym.

6.Sygnalista ma prawo wyrazić zgodę na ujawnienie swoich danych osobowych.

7.Każdorazowo w przypadku konieczności ujawnienia danych osobowych identyfikujących sygnalistę, zostanie on poinformowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stało się konieczne.

8.W przypadku stwierdzenia, że dane osobowe zawarte w formularzu zgłoszenia, nie są prawdziwe, zgłoszenie będzie traktowane jak zgłoszenie anonimowe.

9.Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, są przetwarzane (przechowywane) przez okres 3 lat, po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Uwagi:

Dokumentacja zgromadzona w następstwie przyjętego zgłoszenia wewnętrznego:

a.Nie może być udostępniana i przetwarzana w innym celu, niż realizacja tego obowiązku prawnego, jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której wynika to z przepisów prawa.

b.Poufność danych osobowych zgłaszającego i innych osób, w tym osobę (osoby) której dotyczy informacja o naruszeniu, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, oraz świadków, podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych, przez ustawę  o ochronie sygnalistów z dnia 14.06.2024 r.

c.Powyższe dotyczy także okoliczności i informacji związanych z przedmiotem zgłoszenia.

zasada poufności jest ograniczona w przypadku potrzeby przekazania danych osobowych i okoliczności naruszenia, uprawnionym organom na podstawie przepisów prawa.

d.W celu zminimalizowania możliwości nieuprawnionego dostępu do takich danych, Administrator będzie przechowywał przetwarzane dane osobowe na zaszyfrowanych nośnikach a dokumenty tradycyjne w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu, uniemożliwiającym dostęp do danych przez personel i osoby nieuprawnione.

e.W związku z koniecznością zapewnienia poufności danych osobowych zgłaszającego, osób pomagających w zgłoszeniu, osoby bądź osób których zgłoszenie dotyczy a także okoliczności i danych uzyskanych w trakcie postępowania następczego, wyłączony został ciążący na Administratorze obowiązek przekazania informacji dotyczących źródła pozyskania danych osobowych (zawarty w art. 14 ust. 2 lit f RODO).

f.Wyłączenie o którym mowa powyżej znajduje podstawę prawną także w art. 3-5 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, jeżeli służy to realizacji zadania publicznego i niewykonanie tychże obowiązków jest niezbędne dla realizacji celów,  o których mowa w art. 23 ust. 1 RODO oraz przekazanie tych informacji uniemożliwi lub znacząco utrudni prawidłowe wykonanie zadania publicznego, a interes lub podstawowe prawa lub wolności osoby, której dane dotyczą, nie są nadrzędne w stosunku do interesu wynikającego z realizacji tego zadania publicznego.

g.Wyłączenie ujęte w pkt 1, nie stosuje się w przypadku wyrażenia wyraźnej zgody na ujawnienie swojej tożsamości przez sygnalistę.

III Informacje dla sygnalistów:

Informujemy, że osobami fizycznymi uprawnionymi do dokonania zgłoszeń wewnętrznych są:

a.Pracownik,

b.pracownik tymczasowy,

c.osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

d.przedsiębiorca,

e.prokurent,

f.akcjonariusz lub wspólnik,

g.członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

h.osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

i.stażysta,

j.wolontariusz,

k.praktykant,

l.osoby fizyczne- w przypadku zgłoszenia lub informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu.

m.byli pracownicy.

n.Ponadto zapisy niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio również do osoby/osób pomagającej/pomagającym zgłaszającemu w dokonaniu zgłoszenia.

Za informację o naruszeniu prawa, należy rozumieć informacje świadczące lub mogące świadczyć o:

1.podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą,

2.niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień,

3.niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach  w kontekście związanym z pracą,

4.nieprawidłowościach w organizacji działalności, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,

5.naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego, na podstawie których działa podmiot prawny,

IV  Zakaz działań odwetowych w stosunku do sygnalisty w FM WUTEH S.A.

a.Niedopuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie w kontekście związanym z pracą zgłaszającego, któremu przyznany został status sygnalisty, oraz ochrona w oparciu o przepisy prawa.

b.Zakaz działań odwetowych dotyczy także, osoby pomagającej w zgłoszeniu oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, oraz podmiotu, którego właścicielem jest zgłaszający, lub pracownik zgłaszający naruszenie prawa.

c.Zabrania się stosowania względem zgłaszającego wszelkich działań odwetowych, jak również groźby lub próby ich zastosowania.

Szczegóły tych zapisów znajdziecie Państwo w Informacji o zakazie działań odwetowych.

V Prawo do zgłoszenia zewnętrznego

Regulamin i procedury zgłoszenia wewnętrznego w Fabryce Mebli WUTEH S.A. nie wpływają  w jakikolwiek sposób, na możliwość podjęcia przez osobę uprawnioną decyzji o dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego  z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.

Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się zgodnie z procedurami właściwego organu.

Zapoznaj się ze szczegółowymi zapisami w naszej Informacji o możliwości zgłoszenia zewnętrznego.

Jeżeli nie potraficie Państwo zidentyfikować organu właściwego do zgłoszenia zewnętrznego, zawsze możecie przekazać informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą do Rzecznika Praw Obywatelskich: 00-090 Warszawa Al. Solidarności 77.

INFOLINIA 800 550 010