Gdy mowa o pracy biurowej, większości z nas przed oczami staje obraz pracownika „przykutego” do biurka, wykonującego codziennie te same zadania, w tym samym miejscu. Taka perspektywa staje się jednak przeszłością.
Obecnie, według analiz, poziom zajętości biurek wynosi mniej niż 50%. Co to oznacza? Ponad połowę swojego czasu spędzamy z dala od biurka – na spotkaniach z klientami, zebraniach zespołu, konferencjach, szkoleniach czy w delegacji. W pracy biurowej coraz częściej ceni się wielozadaniowość i elastyczność, zarówno pracowników, jak i miejsca pracy.
W odpowiedzi na te potrzeby, nowoczesne biura projektuje się w oparciu o koncepcję Activity-Based Working.
Czym jest Activity-Based Working?
Activity-Based Working to strategia aranżacji miejsc pracy, pomagająca rozwijać kreatywność i wydajność pracowników. Zakłada ona takie modelowanie wystroju biura, które będzie zgodne ze specyfiką branży, fizycznymi i psychicznymi potrzebami pracowników oraz wymaganiami pracodawcy. Dla przykładu, jeśli w firmie ceni się nieszablonowość i umiejętność pracy w zespole, meble biurowe i ich aranżacja powinny wspierać rozwój i wykorzystanie tych cech.
Zgodnie z koncepcją Activity-Based Working, pracownicy nie powinni być przypisani do jednego, konkretnego stanowiska pracy, lecz powinni je sobie dobierać zgodnie z potrzebami. Każdy z rodzajów pracy, który wykonuje się w nowoczesnych organizacjach, czyli np. praca twórcza, praca administracyjna czy praca zespołowa, wymaga bowiem innych warunków, których jedno stanowisko pracy, nie jest w stanie spełnić.
Dlatego też w Activity-Based Working wydziela się specjalne strefy, spełniające różne funkcje – np. strefę ułatwiającą koncentrację, strefę umożliwiającą przeprowadzenie „burzy mózgów”, strefę do prowadzenia rozmów telefonicznych, strefę ciszy czy strefę odpoczynku.
Zalety Activity-Based Working
Taka aranżacja miejsca pracy niesie wiele korzyści, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
- Efektywniejsze wykorzystanie przestrzeni – właściwie zaplanowane i wydzielone strefy pracy, pozwalają na zaoszczędzenie powierzchni biura lub pełniejsze jej wykorzystanie, np. w przypadku zwiększenia zatrudnienia.
- Niższe koszty – wyeliminowanie problemu pustych biurek w znacznym stopniu obniża koszty utrzymania miejsca pracy.
- Większa wydajność – zmiany stanowisk pracy mają pozytywny wpływ na produktywność pracowników. Są oni w stanie racjonalniej wykorzystać swoje zasoby czasu i energii, co jest szczególnie ważne dla młodszych pokoleń (m. in. pokolenia Y czy Z), ceniących sobie elastyczność i mobilność.
- Budowanie zespołu – luźniejsza atmosfera sprzyja tworzeniu silniejszych relacji w zespole, swobodnej wymianie myśli i kreatywnemu rozwiązywaniu problemów
- Alternatywa dla biura typu open space – dzięki zastosowaniu różnych stref pracy, koncepcja Activity-Based Working redukuje problemy charakterystyczne dla biura open space – hałas, trudności w koncentracji czy nadmierną ilość bodźców, rozpraszających pracowników.
Wady Activity-Based Working
Choć wprowadzenie koncepcji Activity-Based Working oznacza wymierne korzyści w kwestii kosztów i wydajności, początkowy etap jej wdrażania może wiązać się z pewnymi zagrożeniami.
- Poczucie zagubienia – dla pracowników przyzwyczajonych do klasycznego wymiaru pracy biurowej, brak stałego miejsca pracy, przez jakiś czas, może się wiązać z poczuciem niepewności i niższym zaangażowaniem.
- Trudności w adaptacji – reorganizacja miejsca pracy będzie wymagała od pracowników dostosowania się do nowych zasad i zmiany nawyków. Bez właściwego zarządzania, może to skutkować dezorganizacją pracy.
Warto również pamiętać, że skuteczność Activity-Based Working opiera się na kompleksowym podejściu do tematu aranżacji przestrzeni i metod pracy. Wybiórcze wprowadzanie elementów koncepcji, może zatem przynieść efekt odwrotny do zamierzonego.
Jakie meble biurowe sprawdzą się w koncepcji Activity-Based Working?
Kluczową kwestią przy projektowaniu elastycznego miejsca pracy jest komfort pracowników, któremu sprzyja podział biura na wspomniane już strefy.
Ich wystrój zależy od spełnianej funkcji. Dla przykładu, strefa ciszy powinna ułatwiać zebranie myśli i skupienie, dlatego też sprawdzą się tu elementy tapicerowane tłumiące dźwięki. W strefie spotkań, w zależności od stopnia formalności zebrań, mogą się znaleźć stoły konferencyjne lub mniej oficjalne stoliki biurowe. W strefie pracy administracyjnej warto natomiast zainwestować np. w stoły o regulowanej wysokości, które pozwolą pracownikom o zróżnicowanych potrzebach, na wygodną pracę z komputerem.
Pamiętajmy jednak, że takie rozwiązania nie muszą sprawdzić się w każdej firmie. Dlatego też przed wprowadzeniem zmian, warto zastanowić się, czy faktycznie będą one służyć pracownikom.
INFOLINIA 800 550 010